Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont la société KEYPERS collecte et utilise des données à caractère personnel dans le cadre de son activité de conciergerie et de gestion locative de courte durée, ainsi que lors de l’utilisation de son site internet.

Elle s’adresse à toute personne en interaction avec KEYPERS, notamment les utilisateurs du site, les prospects et les clients.

Ce site internet est hébergé par la société OVH, dont le siège social est situé 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France.

Responsable de traitement

Au sens du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »), le « responsable de traitement » désigne l’entité qui détermine les finalités du traitement (c’est-à-dire les objectifs poursuivis) ainsi que les moyens mis en œuvre pour le réaliser.

Dans le cadre des traitements décrits dans la présente politique, la société KEYPERS agit en qualité de responsable de traitement, au sens de l’article 4, point 7 du RGPD, dès lors qu’elle détermine les finalités et les modalités des traitements mis en œuvre dans le cadre de son activité, notamment pour la gestion des demandes, la gestion des prestations de conciergerie et la facturation.

Toute demande relative à la protection des données à caractère personnel peut être adressée à l’adresse suivante : contact@keypers.paris.

Origine et nature des données traitées

Les données à caractère personnel désignent des informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, au sens de l’article 4 du RGPD.

Dans le cadre de son activité, KEYPERS est amenée à collecter et traiter des données dans différentes situations, correspondant aux points de contact avec les personnes concernées.

Lorsqu’une personne utilise le site internet pour prendre contact, KEYPERS collecte les informations nécessaires au traitement de la demande. Il s’agit notamment des données d’identification et de contact (nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone), du contenu du message, ainsi que, lorsque cela est pertinent, des informations relatives au bien concerné, telles que son adresse ou certaines caractéristiques.

Dans le cadre de son activité de conciergerie et de gestion locative, KEYPERS traite également des données relatives à ses clients afin d’assurer la gestion des prestations. Ces données comprennent notamment des informations d’identification, des coordonnées, des données contractuelles, ainsi que des éléments nécessaires au suivi des biens confiés et à l’organisation des services associés.

À ce titre, KEYPERS peut être amenée à traiter des informations strictement nécessaires à l’accès et à la gestion des biens (par exemple des consignes d’accès ou d’organisation), dans la limite de ce qui est requis pour l’exécution des prestations.

KEYPERS traite également des données nécessaires à la gestion administrative et financière de son activité, notamment pour l’établissement des devis, la gestion contractuelle, la facturation et le suivi des paiements. Des coordonnées bancaires peuvent, à ce titre, être traitées lorsque cela est nécessaire à la gestion des flux financiers.

Enfin, lors de la navigation sur le site internet, certaines données techniques peuvent être collectées automatiquement, notamment par l’intermédiaire de cookies, afin d’assurer le fonctionnement du site et d’en analyser l’utilisation.

Finalités des traitements

Vos données à caractère personnel sont collectées et utilisées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Les finalités de traitement correspondent aux objectifs pour lesquels vos données sont traitées par KEYPERS.

Dans le cadre de l’utilisation du site internet, les données sont utilisées afin de traiter les demandes adressées par les utilisateurs, d’y répondre de manière adaptée et, le cas échéant, d’engager des échanges en vue d’une prise de contact ou de la mise en place d’une prestation.

Dans le cadre de son activité de conciergerie et de gestion locative, KEYPERS utilise les données afin d’assurer la gestion des biens confiés, d’organiser et de suivre les prestations, de coordonner les interventions nécessaires à l’exploitation des locations (notamment l’accueil des voyageurs, le ménage ou la maintenance) et d’assurer le suivi opérationnel des séjours.

Les données sont également utilisées à des fins administratives et financières, notamment pour établir des devis, formaliser les relations contractuelles, émettre les factures et assurer le suivi des paiements.

Par ailleurs, les données issues de la navigation sur le site peuvent être utilisées afin d’analyser la fréquentation, comprendre les parcours utilisateurs et améliorer le fonctionnement et les contenus proposés.

Enfin, certaines données peuvent être traitées afin de permettre à KEYPERS de respecter ses obligations légales et réglementaires, notamment en matière comptable, fiscale ou de gestion des litiges.

Bases légales des traitements

Conformément aux dispositions de l’article 6 du Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »), tout traitement de données à caractère personnel doit reposer sur un fondement juridique, appelé « base légale », qui en justifie la mise en œuvre.

Dans ce cadre, KEYPERS met en œuvre différents traitements reposant sur des bases légales distinctes, en fonction de leur finalité.

Les données collectées via le formulaire de contact sont traitées sur la base de l’intérêt légitime de KEYPERS, consistant à répondre aux sollicitations qui lui sont adressées, à assurer le suivi des échanges et à développer son activité.

Les traitements mis en œuvre dans le cadre de la gestion des prestations reposent sur l’exécution du contrat conclu avec le client, dans la mesure où ces traitements sont nécessaires à la fourniture des services proposés.

Les traitements liés à la gestion administrative, à la facturation, à la comptabilité ainsi qu’au respect des obligations réglementaires reposent sur les obligations légales auxquelles KEYPERS est soumise.

Enfin, les traitements liés à l’utilisation de cookies non essentiels, notamment à des fins de mesure d’audience ou de suivi, reposent sur le consentement préalable de l’utilisateur, lorsque celui-ci est requis par la réglementation applicable.

Destinataires des données

Les données à caractère personnel sont accessibles uniquement aux personnes ou organismes pour lesquels cet accès est nécessaire au regard des finalités poursuivies.

En interne, elles sont accessibles aux seules personnes habilitées au sein de KEYPERS, dans la limite de leurs attributions et des besoins liés à l’exercice de leurs missions.

Elles peuvent également être transmises à des prestataires intervenant dans le fonctionnement du site ou dans la gestion de l’activité de KEYPERS, notamment des prestataires techniques (hébergement, maintenance), des éditeurs de solutions logicielles ou des outils de mesure d’audience.

Ces prestataires interviennent en qualité de sous-traitants au sens de l’article 28 du RGPD. À ce titre, ils traitent les données pour le compte de KEYPERS, sur instruction de celle-ci et dans un cadre contractuel garantissant la sécurité et la confidentialité des données.

Les données peuvent enfin être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la réglementation en vigueur l’impose ou dans le cadre de procédures contentieuses.

Transferts de données hors Union européenne

Dans le cadre de l’utilisation de certains outils ou prestataires, notamment des outils d’analyse d’audience tels que Google Analytics (GA4), des données à caractère personnel peuvent être transférées vers des pays situés en dehors de l’Union européenne.

Lorsque ces transferts ont lieu vers un pays bénéficiant d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, ils reposent sur ce fondement juridique, conformément à l’article 45 du RGPD.

Dans les autres cas, KEYPERS s’assure que ces transferts sont encadrés conformément aux dispositions des articles 44 et suivants du RGPD, notamment par la mise en place de garanties appropriées, telles que la conclusion de clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, et, le cas échéant, par la mise en œuvre de mesures complémentaires destinées à assurer un niveau de protection adéquat des données.

Durée de conservation

Les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée limitée, déterminée au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, conformément au principe de limitation de la conservation prévu à l’article 5 du RGPD.

Les données collectées dans le cadre des demandes de contact sont conservées pendant une durée de trois (3) ans à compter du dernier échange avec la personne concernée, sauf si une relation contractuelle est engagée entre-temps.

Les données relatives aux clients sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle. À l’issue de celle-ci, elles sont archivées pendant une durée de cinq (5) ans à des fins de preuve, notamment en cas de litige, conformément aux règles de prescription applicables.

Les données nécessaires à la gestion administrative, comptable et financière, notamment les données de facturation, sont conservées pendant une durée de dix (10) ans, conformément aux obligations légales prévues par le Code de commerce.

Les données collectées via les cookies et autres traceurs sont conservées pour des durées limitées, conformément à la réglementation applicable et aux recommandations des autorités de contrôle, et en tout état de cause pour une durée n’excédant pas treize (13) mois pour les traceurs soumis à consentement.

Droits des personnes concernées

Conformément aux dispositions des articles 12 à 22 du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »), les personnes concernées disposent de droits sur les données à caractère personnel les concernant.

Toute personne concernée dispose d’un droit d’accès (article 15 du RGPD), lui permettant d’obtenir la confirmation que des données la concernant sont ou ne sont pas traitées, ainsi que d’accéder auxdites données et d’en obtenir une copie.

Elle dispose également d’un droit de rectification (article 16 du RGPD), lui permettant de demander la correction des données inexactes ou incomplètes.

Dans les conditions prévues à l’article 17 du RGPD, la personne concernée peut demander l’effacement de ses données, notamment lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou lorsque leur traitement est illicite.

Elle dispose également d’un droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD), lui permettant, dans certaines situations, de demander la suspension temporaire de l’utilisation de ses données.

Conformément à l’article 21 du RGPD, la personne concernée dispose d’un droit d’opposition, pour des raisons tenant à sa situation particulière, aux traitements fondés sur l’intérêt légitime. Elle peut également s’opposer à tout moment aux traitements mis en œuvre à des fins de prospection.

Lorsque les conditions prévues à l’article 20 du RGPD sont réunies, la personne concernée dispose d’un droit à la portabilité des données, lui permettant de recevoir les données qu’elle a fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable de traitement.

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, conformément à l’article 7 du RGPD, sans que ce retrait n’affecte la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.

La personne concernée dispose également du droit de définir des directives relatives au sort de ses données à caractère personnel après son décès, conformément aux dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.

Ces droits peuvent être exercés à tout moment en contactant KEYPERS à l’adresse suivante : [à compléter]. Une réponse sera apportée dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de la demande, ce délai pouvant être prolongé en cas de complexité.

En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, KEYPERS peut être amenée à solliciter des informations complémentaires afin de vérifier son identité.

La personne concernée dispose enfin du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), conformément à l’article 77 du RGPD.